Manual för adminportalen

Översikt

På startsidan visas statistik över medlemmarna. Välj om du vill se alla medlemmar, eller endast de aktiva.
Här kan du se hur många medlemmar som skapat och registrerat en användare i antal och procent – fördelat
på roller.

Om en medlem har en felaktigt angiven e-postadress eller ett ogiltigt mobilnummer visas en varning längst ned på sidan. Det går även att exportera listan som en Excel-rapport för att enklare kunna granska och rätta uppgifterna.

Lägg till organisationens logotype

Här lägger du till logotype för kortdesign samt en organisationsbild.
Logotype för kortdesign kan visas på medlemskortet, organsiationsbilden på registreringssidor samt kvitton.

Lägg till och redigera roller

Lägg till och ändra roller till din organisation. Roller används för att dela in grupper i olika kategorier,
till exempel olika typer av medlemskap.

Skapa en ny roll: klicka på plustecknet bredvid rubriken Skapa ny roll.
Redigera befintlig roll: klicka på bredvid rollen.

Grundinställningar

Förfallna dagar visar hur länge medlemskapet fortfarande visas i appen efter att det har upphört att gälla. Under denna period (t.ex. 90 dagar) kan medlemmen fortfarande logga in och se sitt medlemskort samt tidigare kommunikationer.
Kortet är dock tydligt markerat med texten Utgånget, vilket visar att medlemskapet inte längre är giltigt.

Har ni ingen egen mejladress inlagd så skickas/tas de emot via info@cardskipper.se.

Om du vill ändra någon av dessa uppgifter eller lägga till en egen mejladress – ta kontakt med oss på support@cardskipper.se.

Kontrakt

Här visas information om det avtal som organisation har med Cardskipper.

Här lägger ni in organisationens villkor. Vill ni att medlemmarna ska godkänna era villkor – fyll i checkboxen Integritetscheck. Då tvingas medlemmar att göra ett aktiv val innan registreringen är slutförd.

Här kan ni skapa olika listor och värden som används på era registreringssidor.
De parametrar som anges här – till exempel söketiketter, organisationsenheter eller egna fält (Extra 1–3) – blir valbara alternativ för medlemmen vid registrering eller uppdatering av sina uppgifter.

Söketikett

Här kan ni skapa en lista med sökord som ni sedan kan använda för att gruppera eller filtrera medlemmar – om ni exempelvis skulle vilja skicka ut en kommunikation till bara en liten grupp av organsiationsmedlemmar.

Organisationsenhet

Här kan ni skapa en lista med till exempel olika avdelningar, enheter, sektioner, intresseområden eller funktioner i organisationen. Den går att filtrera på vid sökning, och skicka riktade kommunikationer till.

Extra 1-3

Om inte formuläret räcker till för att få in de uppgifter ni vill ha från medlemmarna, så finns 3 extra fält som vi kan anpassa för era ändamål. Ta kontakt med oss på support@cardskipper.se så lägger vi in vilken rubrik de ska ha. Fälten blir valbara först när vi gett dem egna rubriker.

För att lägga in parametrar – klicka på Skapa ny. Parametrarna visas i en rullist i formuläret på registreringssidan.

Sök och redigera medlemsuppgifter

Här kan ni söka fram och redigera medlemmarnas uppgifter.
Ni kan söka på exempelvis medlemsnummer, förnamn, efternamn, e-postadress eller mobilnummer.

Använd rullisterna Roll och Endast aktiva för att filtrera sökningen:
– Alla medlemmar
– Inaktiva medlemmar
– Endast aktiva medlemmar.

Välj i rullisten Sortering vilken kolumn som ska användas för att sortera resultatet.
Klicka på pilen (inringad i bild) för att visa fler sökalternativ.

Sökträffarna kan exportera till som Excel genom att klicka på

Klicka på för redigera och se information om en medlem.
När medlemmens uppgifter är ändrade – klicka på Spara.

Om medlemmen inte registrerat sig i appen ännu – klicka på Skicka installationspåminnelse. Då får de en ny aktiv länk med instruktioner om hur de ska gå till väga. Påminnelsen kan skickas på både mejl och sms förutsatt medlemmen har epostadress och mobilnummer.

Lägg till en ny medlem

Börja med att klicka på Skapa.
Fyll i grunduppgifterna: födelsedatum, förnamn och efternamn. Klicka sedan på Nästa.
Fortsätt med att fylla i övriga uppgifter.

Följande uppgifter är obligatoriska i Cardskipper:
– Förnamn
– Efternamn
– Födelsedatum (det går bra att ange ett fiktivt datum om ni inte använder det)
– Roll
– Giltighetstid
– Mobilnummer eller e-postadress (helst båda)

När alla uppgifter är ifyllda, klicka på Spara.
När medlemskapet är sparat, syns en bekräftelse längst upp på skärmen:

IMPORTERA FLERA MEDLEMMAR
Om Du ska lägga in flera medlemmar i Cardskipper gör du det enklast via importfunktionen.
När du startar importen kommer installationslänkar skickas till medlemmarna.

1. Börja med att välja den roll som medlemmarna ska tilldelas.
2. Klicka på Ladda ned mall för hämta en Excel-fil.
> Filen innehåller alla relevanta fält samt en unik kod i cell A1 – den får inte ändras.
> De kolumner som måste finnas är markerade i vitt.

Är det flera roller som ska importeras; importera en roll i taget*.

Fyll i uppgifterna i mallen:
– Födelsedatum (kan vara fiktivt om ni inte använder det)
– Förnamn
– Efternamn
– Giltighetstid
– Mobilnummer eller e-postadress (helst båda)

Välj om du vill:
– Skicka installationsmejl till alla i filen (installtionsmejl skickas även
till medlemmar som är befintliga användare)
– Radera befintliga söketiketter
Markera rutorna för dessa alternativ innan du importerar.

*Om ni importerar flera roller, ladda ned en mall för varje roll.

För att starta importen:klicka på Välj fil, och därefter på Ladda upp och importera.

När importen körs visas den under fliken Aktiva.
När den är klar flyttas den till listan Historiska. Där kan du se:
– Hur många medlemmar som har uppdaterats
– Hur många som är oförändrade
– Hur många som fått nytt medlemskap
– Hur många som är helt nya

Du ser även antal varningar och fel som uppstod vid importen. Du kan ladda ned en excel-fil som listar alla varningar och fel.
Du kan också ladda ned den kompletta importfilen.

Exportera lista över medlemmar
Välj roll och status, och klicka sedan på Exportera för att ladda ned en Excel-fil med medlemmarna.

Obs! När du senare importerar filen igen, kontrollera att du har valt rätt roll innan importen startas.

Se alla installationsinbjudningar som är skickade till medlemmarna, och dess status:
=skickat
och = väntar
= felaktigt nummer

Skicka påminnelse till oregistrerade medlemmar
Här kan du skicka en påminnelse till de personer som ännu inte har registrerat sig (saknar användare) och inte har laddat ned appen.

Skapa en grupp-påminnelse:
– Välj kanal för utskicket – mejl eller SMS.
– Välj vilken/vilka roller påminnelsen ska skickas till.
– Välj antal dagar sedan senaste påminnelsen skickades.
– Klicka på Skapa för att genomföra utskicket.

Nu visas en lista över de mottagare som kommer få påminnelsen.

– Klicka på symbolen längst till vänster för att skicka iväg påminnelsen.

Efter att påminnelsen har skickats kan ni följa installationerna i Installationsloggen.

Sök efter och redigera skapade kommunikationer.

Här kan du söka fram och redigera skapade kommunikationer.
Klicka på Visa/redigera och sedan på Sök.

Om rutan Endast aktiva är markerad visas endast aktiva kommunikationer.
Tar du bort markeringen visas även inaktiva kommunikationer (där slutdatumet har passerat).
Inaktiva kommunikationer visas inte längre i appen.

För att redigera en kommunikation, klicka på (redigeringsikonen).
– Om kommunikationen ännu inte är publicerad kan du ändra alla uppgifter innan du publicerar den.
– Om kommunikationen är publicerad kan du fortfarande redigera innehållet och ändra visningsdatumet i appen, men du kan inte ändra push-meddelande eller mejl i efterhand.

Skapa en kommunikation

Börja med att klicka på Skapa.
Välj sedan den kategori som bäst passar din kommunikation.
I grundutbudet finns följande kategorier:
– Nyheter
– Erbjudanden
– Information
– Påminnelse om medlemskap
– Aktiviteter
– Blogg
– Feedback

Under Inställningar kan ni även skapa egna kategorier – dessa markeras med blå färg.

Obs! De flesta kommunikationstyper fungerar på samma sätt, med undantag för Erbjudanden och Aktiviteter (som har förbrukningsfunktion) samt Påminnelse om medlemskap.

KNAPP (länk) TILL EXTERN SIDA
Här kan du lägga till en länk till en extern sida eller till en registreringssida.

Rubrik på knappen i appen: valfri text, exempelvis ”Till vår hemsida”
Extern länk: Ange webbadressen (URL)
Registreringssida: Markera rutan när du skickar påminnelsekommunikationer.
Då ändras fältet till en rullista med era tillgängliga registreringssidor.
Gå direkt till URL: Om rutan markeras öppnas länken direkt i webbläsaren.
Öppna sidan utanför appen (krav vid betalningar): Öppnar kommunikationen i mobilens webbläsare.

INSTÄLLNINGAR FÖR PUSHNOTIS OCH MEJL
Publiceringsdatumet kan inte ändras här – det styrs av fältet Visas från.
Tid för utskick kan väljas efter att kommunikationen sparats. Justera och spara igen.
Markera om kommunikationen ska skickas som:
Pushnotis*
Mejl

Tips! Välj båda alternativen för att nå fler medlemmar.

*Om du inte väljer pushnotis så blir kommunikationen givetvis ändå synlig i appen.

SPARA OCH PUBLICERA
När du klickar på Spara visas sidan Urval och leverans, där du kan se:
> Hur många medlemmar som fått kommunikationen
> Hur många som har öppnat eller läst den (via pushnotis/mejl)
> Eventuella förbrukningar eller köp

Här kan du även använda sökfilter* för att:
> Filtrera fram enskilda mottagare
> Skapa grupper för utskick
> Skapa automatiska kommunikationer

Kontrollera att alla uppgifter stämmer och klicka sedan på Publicera.
Kommunikationen visas då i appen, och medlemmarna får en avisering via pushnotis och/eller mejl, beroende på vilka alternativ som valts.

*Mer information om sökfilter kommer inom kort.

INSTÄLLNINGAR
Här kan du styra sorteringen på kommunikationskategorierna som visas i appen.
1. Välj Egen sortering och klicka på Spara.
2. Dra och släpp boxarna i den ordning du vill att kategorierna ska visas.

I varje box finns en rullista där du väljer hur kommunikationen inom kategorin ska sorteras:
– Giltigt till (stigande eller fallande)
– Giltigt från (stigande eller fallande)
– Publiceringsdatum (stigande eller fallande)
– Bokstavsordning

Gå till Administratör och Visa/Redigera för att se listan med de personer som är administratörer i organsiationen.

Scrolla ned till Användare, och klicka på igen.

UPPDATERA KORTDESIGN
Vilket medlemskort vill du ändra på? Klicka på .

Medlemskorter är baserat på en bakgrundsbild, bilder och textrader.

Klicka för att lägga till textrader och klistra in nyckelord (hämtar medlemmarnas uppgifter från systemet) Klicka på för att hitta samtliga nyckelord.

Klicka på Publicera för att att det uppdaterade kortet ska visas i medlemmanas appar.

Hantera och skapa medlemskap

Klicka på för att lägga till ett nytt medlemskap.

Här skapar ni produkter som medlemmarna ska kunna köpa. Här hamnar också tilläggsprodukter och de produkter som blir skapade när ni lägger in ett event.

Visa och redigera event

Här listas alla skapade event. Klicka på för redigera ett event,
eller se bokningar.

För att filtrera: välj Alla, Endast aktiva eller Bara aktiva i rullistan.

Skapa ett event

Klicka på Skapa ny och ange:
– Namn på eventet
– Kort beskrivning

Klicka sedan på Spara.

Fyll i:
Startdatum för anmälan
Sista anmälningsdatum
Slutdatum för eventet

Ange:
Titel och beskrivning
Praktisk information
Vilka roller eventet gäller för
Pris (eller markera som kostnadsfritt)
Max antal köp per medlem och max antal deltagare
Välj Push vid publicering för att skicka ut pushnotis till medlemmarnas telefoner.

Push-notisen skickas samma dag som anmälan öppnar (tidpunkt kan justeras).
Det går i dagsläget inte att skicka inbjudan via mejl, men ni kan skapa en separat kommunikation som hänvisar till anmälan i appen.

Fyll i titel och beskrivning på biljetten.
Ni kan också lägga till en kod för att aktivera biljetten.
Biljetten visas i medlemmarnas app under kategorin Biljett när de bokat in sig.

Under Urval och leverans visas statistik:
– Hur många mottagare som fått eventet
– Hur många som läst, förbrukat eller boka