Dokumentation för adminportalen

Översikt

På startsidan visas statistik över medlemmarna. Välj om Du vill se alla medlemmar, eller endast de aktiva.
Här kan du se hur många medlemmar som skapat och registrerat en användare i antal och procent – fördelat
på roller.

Om en medlem har en felaktigt angiven e-postadress eller ett ogiltigt mobilnummer visas en varning längst ned på sidan. Det går även att exportera listan som en Excel-rapport för att enklare kunna granska och rätta uppgifterna.

Lägg till organisationens logotype

Här lägger Du till logotype för kortdesign samt en organisationsbild.
Logotype för kortdesign visas på medlemskortet, organsiationsbilden på registreringssidor samt kvitton.

Lägg till och redigera roller

Lägg till och ändra roller till din organisation. Roller används för att dela in grupper i olika kategorier, till exempel olika typer av medlemskap.

Skapa en ny roll: klicka på plustecknet bredvid rubriken ‘Skapa ny roll’.
Redigera befintlig roll: klicka på bredvid rollen.

Grundinställningar

Förfallna dagar visar hur länge medlemskapet fortfarande visas i appen efter att det har upphört att gälla. Förfallna dagar anger hur länge medlemskapet fortfarande visas i appen efter att det har upphört att gälla. Under denna period (t.ex. 90 dagar) kan medlemmen fortfarande logga in och se sitt medlemskort samt tidigare kommunikationer.
Kortet är dock tydligt markerat med texten ”Utgånget”, vilket visar att medlemskapet inte längre är giltigt.

Har ni ingen egen mejladress som ni kan ta emot svarsmejl på, så skickas de till info@cardskipper.se – och vi skickar dem vidare till någon/några av era administratörer.

Om Du vill ändra någon av dessa uppgifter – ta kontakt med oss på support@cardskipper.se

Kontrakt

Här visas information om det avtal som organisation har knutet till Cardskipper.

Här lägger Ni in organisationens villkor. Vill ni att medlemmarna ska godkänna Era villkor – fyll i checkboxen ‘Integritetscheck’. Då tvingas medlemmar att göra ett aktiv val innan registreringen är slutförd.

Här kan ni skapa olika listor och värden som används på era registreringssidor.
De parametrar som anges här – till exempel söketiketter, organisationsenheter eller egna fält (Extra 1–3) – blir valbara alternativ för medlemmen vid registrering eller uppdatering av sina uppgifter.

Söketikett

Här kan Ni skapa en lista med sökord som Ni sedan kan använda för att gruppera eller filtrera medlemmar – om Ni exempelvis skulle vilja skicka ut en kommunikation till bara en liten grupp av organsiationsmedlemmar.

Organisationsenhet

Här kan Ni skapa en lista med till exempel olika avdelningar, enheter, sektioner, intresseområden eller funktioner i organisationen.

Extra 1-3

Om inte formuläret räcker till för att få in de uppgifter ni vill ha från medlemmarna, så finns 3 extra fält som vi kan anpassa för era ändamål. Ta kontakt med oss på support@cardskipper.se så lägger vi in vilken rubrik de ska ha.

För att lägga in de parametrar – klicka på ‘Skapa ny’. Parametrarna visas i en rullist i formuläret på registreringssidan.

Sök och redigera medlemsuppgifter

Här kan ni söka fram och redigera medlemmarnas uppgifter.
I sökfältet kan ni ange medlemsnummer, förnamn, efternamn, e-postadress eller mobilnummer.

Använd rullisterna Roll och Endast aktiva för att filtrera sökningen:
– Alla medlemmar
– Inaktiva medlemmar
– Endast aktiva medlemmar.

Välj i rullisten ‘Sortering’ vilken kolumn som ska användas för att sortera resultatet.
Klicka på de pilen (inringad i bild) för att visa fler sökalternativ.

Exportera sökträffarna som Excel-fil genom att klicka på

Klicka på för redigera och se information om en medlem.
När medlemmens uppgifter är ändrade – klicka på ‘Spara’.

Om du vill byta eller lägga till en roll på en medlem – klicka på den blå knappen ‘Ny roll’. Välj den nya rollen i rullisten och ange mellan vilka datum den ska gälla.
Om en roll ska inaktiveras, ändra fältet Till-datum till ett datum som redan har passerat.
När datumet har passerats markeras rollen automatiskt som inaktiv och visas inte längre som aktiv för medlemmen.

Om medlemmen inte registrerat sig i appen ännu – klicka på ‘Skicka installationspåminnelse’. Då får de en ny aktiv länk med instruktioner om hur de ska gå till väga. Påminnelsen kan skickas på både mejl och sms förutsatt medlemmen har epostadress och mobilnummer.

Klickar ni på knappen bokning, visas en lista över medlemmens bokade event.

Roller (medlemskap): Datumet visar under vilken period medlemmen är aktiv. I denna vy visas även medlemmens mobilnummer.
Klicka på (redigeringsikonen) för att ändra uppgifterna.

Lägg till en ny medlem

Börja med att klicka på Skapa.
Fyll i grunduppgifterna: födelsedatum, födelsenummer, förnamn och efternamn. Klicka sedan på Nästa.

Fortsätt med att fylla i övriga uppgifter.
Följande uppgifter är obligatoriska i Cardskipper:
– Förnamn
– Efternamn
– Födelsedatum (det går bra att ange ett fiktivt datum om ni inte använder det)
– Roll
– Giltighetstid
– Mobilnummer eller e-postadress (helst båda)

När alla uppgifter är ifyllda, klicka på Spara.
Ett välkomstmeddelande skickas då automatiskt till medlemmen via SMS och/eller e-post med en registreringslänk.

Om medlemmen redan har ett konto i Cardskipper via en annan organisation får de istället ett meddelande om att deras nya medlemskap nu är tillgängligt i appen.

Om man ska lägga in flera medlemmar i Cardskipper göra man det enklast genom att göra en import. Börja med att välja den roll som medlemmarna ska få.

Klicka sedan på ‘Ladda ned mall’ för att hämta en Excelfil. Den innehåller alla fält som kan behövas,
samt en unik kod i fält A1 – den får inte ändras.
De kolumner som måste finnas är markerade i vitt.
Fyll helst i både mobilnummer och e-postadress, men det räcker med ett av dem. Om du vill skicka installationsmejl till alla i filen eller radera befintliga söketiketter, bocka i rutorna för det.

För att starta importen: ladda upp filen genom att klicka på ”Välj fil”, och sedan på ”Ladda upp och importera”.
När importen är igång visas den under ”Aktiva”, och när den är klar flyttas den till listan ”Historiska”.
Där kan du se hur många medlemmar som har uppdaterats, varit oförändrade, fått nya medlemskap eller är helt nya. Du ser även hur många varningar och fel som uppstod.

Exportera – välj roll och status och klicka på Exportera för att ladda ner excelfilen.

Se till att väljer rätt roll när du importerar.

Se alla installationsinbjudningar som är skickade till medlemmarna.

= skickat

= väntar

= felaktigt nummer

Här kan du skicka ut en påminnelse till alla de personer som ännu inte registrerat sig (saknar användare) och inte har laddat ned appen.

Skapa en grupp-påminnelse:
1. Välj hur du vill skicka ut den – via mejl eller sms.
2. Välj vilken/vilka roller du vill skicka påminnelsen till.
3. Välj antal dagar sedan senaste påminnelsen.
4. Klicka på ‘Skapa’.

Nu visas en lista över de mottagare som kommer få utskicket.
5. Klicka på symbolen längst till vänster för att skicka iväg påminnelsen.

Installationerna kan ni sedan följa i ‘Installationsloggen’.

Sök och redigera skapade kommunikationer.

Klicka på ”Visa/redigera” och sedan på ”Sök”. Om ”Endast aktiva” är ibockad visas bara aktiva kommunikationer. Om du tar bort bocken visas även inaktiva (där slutdatum inte längre är giltigt).
De visas inte längre i appen.

För att redigera en kommunikation, klicka på .
Om kommunikationen ännu inte är publicerad kan du ändra allt innan du publicerar den.
Efter att den är publicerad kan du fortfarande redigera innehållet, och ändra datumet för när den ska visas i appen. Men du kan inte ändra push-meddelande eller mejl i efterhand.

Välj först den kategori som bäst passar din kommunikation.
I grundutbudet finns följande kommunikationskategorier: Nyheter, Erjbudanden, Information, Påminnelse om medlemskap, Aktiviteter, Blog och Feedback att välja på. Under inställningar kan du skapa egna, de får då en blå markering.
De flesta kommunikationstyper är uppbyggda på samma sätt, med undantag för Erbjudanden och Aktiviteter (som har en förbrukningsfunktion) samt Påminnelse om medlemskap.

Kommunikation

Fyll sedan i Titel, Beskrivning, Visas från & Visas till samt markera vilka roller som ska få kommunikationen. Visas från är det datum då den ska visas i appen. Det datumet styr också när det skickas ut push och mejl.
Skriver man inte datum i ‘Visas från’ blir kommunikationen utan slutdatum.

Knapp (länk) till extern sida

Här läggar in länkar till extern sidor eller till registreringssidan.
Rubrik på knappen i appen = Valfri text, exemeplvis ‘Till vår hemsida’. I fältet under lägger ni in webbadressen.

Registreringssida: Markera rutan när ni skickar ut påminnelsekommunikationer. Då ändras fältet ‘Extern länk’ till en rullist där era registreringssidor blir valbara.
Gå direkt till URL: När rutan är markerad öppnas kommunikationen i webbläsaren när man klickat på den.
Öppna sidan utanför appen. Krav vid betalningar: Öppnar kommunikationen i mobilens webbläsare.

Inställningar för pushnotis och mejl

Publiceringsdatum går inte att ändra här – det är samma datum som valts i fältet ‘Visas från’.
Tiden kan Ni välja efter att ni sparat kommunikationen; justera och spara igen.
Välj hur ni vill skicka ut kommunikationen genom att markera ‘Skicka pushnotis’ och/eller ‘Skicka som mejl’. (Tips! Ni når fler medlemmar om ni väljer båda.)

Klicka på spara.

Efter att Ni sparat, visas ‘Urval och leverans’. Här ser ni ur många medlemmar så fått kommunikationen, hur många som läst den (=klickat på pushnotis och/eller mejl). Här visas också eventuella förbrukningar och köp.

Här finns också möjlighet att använda sökfilter = filtrera ut enstaka medlemmar eller skapa grupper att skicka kommunikationen till. Du kan också använda det för att skapa automatiska kommunikationer.
Läs mer om sökfilter här: (sidan är under uppbyggnad, text om sökfilter kommer snart.)

Lägg till bild genom att välja fil och klicka på ‘Ladda upp’. Vill du byta bild – klicka på ‘Ta bort’ innan du väljer fil igen.

Kontrollera så allt stämmer innan Ni klickar på Publicera. Därefter visas den i appen (och medelmmarna aviseras med pushnotis och mejl om dessa funktioner används).

Här kan du sortera ordningen på kommuikationskategorierna i appen genom att först välja ‘Egen sortering’ och klicka på ‘Spara’. Sedan sorterar du genom att dra och släppa ”boxarna” i den ordning du vill ha dem.
I varje box finns en rullist där du väljer i vilken ordning kommunikationerna ska sorteras; Giltigt till och från (stigande och fallande), Publiceringsdatum (stigande och fallande) samt Bokstavsordning.

För att lägga till en kommunikationstyp klicka på ‘Skapa ny’.

Sök fram medlemmen som ska bli administratör: Medlem > Visa/redigera > sök.
Klicka på för att redigera användarens medlemsuppgifter.

Scrolla ned till ‘Användare’ och klicka på för att redigera.

Vilket medlemskort vill du ändra på? Klicka på .

Medlemskorter är baserat på en bakgrundsbild, bilder och textrader.

Klicka för att lägga till vanlig text och klistra in nyckelord (hämtar medlemmarnas uppgifter från systemet) Klicka på för att hitta samtliga nyckelord.

Klicka på ‘Publicera’ för att att det uppdaterade kortet ska visas i medlemmanas appar.

Hantera och skapa medlemskap

Klicka på + för att lägga till ett nytt medlemskap.

Här skapar ni produkter som medlemmarna ska kunna köpa. Här hamnar också tilläggsprodukter och de produkter som blir skapade när ni lägger in ett event.

Se och redigera skapade produkter genom att klicka på . I det här fallet har vi 2 medlemskapsavgifter.

Välj vilken produktyp produkten skall ha. Den vanligaste typen Medlemsansökan.

Familjeansökan är anpassad för familjemedlemskap.

Medlemsansökan är anpassad för enskilda medlemmar. Rullande kan anpassa antalet dagar medlemskapet skall gälla fr.o.m ansökan genomförs. Verksamhetsår baserar medlemskapet giltighetsperiod på föreningens verksamhetsår.

Här kommer alla event att listas. Klicka redigera ett event.

Klicka på knappen Skapa ny för att skapa en ny aktivitet.

För att redigera befintliga aktiviteter klicka .

Skriv in aktivitetens uppgifter och se till att du skrivit rätt uppgifter innan aktiviteten publiceras.

Välj max antalet köp per medlem och max antal deltagare. Produktnamnet är till för den produkten som medlemmar köper när den bokar in sig på aktiviteten.

Ange vilka roller som ska kunna ta del av aktiviteten.

Välj ett pris, annars gratis.

Fyll i när och om medlemmen ska te emot en kommunikation för aktiviteten. Se till att använda Push vid publicering för att skicka pushnotis till medlemmarnas telefoner.

Lägg även till en passande titel och beskrivning till aktiviteten.

Biljett informationen kommer dyka upp som en biljett i medlemmen app när den har bokat in sig på aktiviteten.

Med hjälp av Urval kan aktiviteten riktas till en specifik målgrupp. Klicka Lägg till och välj de parametrar som utskicket ska filtreras på.

Lägg även till en passande bild till aktiviteten (optimal ratio är 16:9).

Om du vill ha en QR/Barcode är det möjligt att generera an unik kod för varje medlem eller ladda upp en statiskt kod för samtliga medlemmar. Klicka och välj vilken data den ska genereras på.

Skapa ett nytt event genom skriva in ett namn för eventet samt en kort beskrivning – klicka ‘Spara’.

Lägg in aktiviteten för eventet genom att klicka på plustecknet.

Skriv in aktivitetens grundinformation – vilket datum anmälan startar, sista datum för anmälan samt eventets slutdatum. Om eventet pågår en dag, så är det dagens datum som ska anges i rutan. Om eventet pågår flera dagar, så är det eventets sista dag som anges.

Fyll i titel och en beskrivning och praktiska uppgifter kring eventet samt vilka roller som eventet gäller. Välj push vid publicering. I dagsläget går det inte att skicka ut inbjudan till event via mejl. Men Ni kan alltid skicka ut en inbjudan genom att göra en kommunikation i en annan kommunikationskategori, och hänvisa till anmälan i appen.

Välj max antalet köp per medlem och max antal deltagare. Fyll också i ett pris eller välj att eventet ska vara kostnadsfritt.

Push-notisen skickas iväg samma dag som man kan börja anmäla sig till eventet. Tidpunkten går att justera.

Lägg också in Titel och Beskrivning på biljetten. Ni kan också lägga till en kod för att aktivera den.
Biljetten visas i medelemmarnas app när de genomfört bokningen – under kategorin ‘Biljett’.

Under ‘Urval och leverans’ redovisas hur nånga mottagare som får den, hur många som läst,
förbrukat och köpt.

Här finns också möjlighet att använda sökfilter = filtrera ut enstaka medlemmar eller skapa grupper att bjuda in till eventet.

Lägg till bild genom att välja fil och klicka på ‘Ladda upp’. Vill du byta bild – klicka på ‘Ta bort’ innan du väljer fil igen.
(optimalt format är kvadratisk eller rund men även 16:9 (widescreen-format fungerar).

Om du vill ha en QR/Barcode är det möjligt att generera an unik kod för varje medlem eller ladda upp en statiskt kod för samtliga medlemmar. Klicka och välj vilken data den ska genereras på.

Klicka på knappen ‘Bokning’ för att se en lista över bokningar.
Klicka på knappen ‘Exportera’ för att få en lista i Excel, välj mellan
– Utvalda medlemmar med användare (App)
– Förbrukningar
– Bokningar